ビジネス用お礼状の書き方、重要ポイント5つを押さえれば簡単!

      2017/02/23

会社で上司に言われました。
「お中元のお礼状出しといてな~」

「お礼状??そんなん書いたことないんですけど~
自分で書いてよ~」(心の声)

って言いたくなりましたが・・・

会社にはたくさんの贈答品が届きます。
お中元やお歳暮時期には、毎日のように
宅急便が届きます。

確かに、一人一人、電話でお礼を言うにも
間に合わない人数なので、お礼状で
感謝の気持ちを伝えるのが筋ですよね。

これもまた修行の一つ(大げさ(笑))
自分磨きの一環として、いっちょ書いてやろうではないか。

ということで、今回は「ビジネス用お礼状の書き方」
詳しく紹介したいと思います。

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お中元やお歳暮のお礼状(ビジネス編)文例

まずは、最初に文例を紹介します。

2

取り急ぎ急ぐ方は、こちらを参考にしてください。

では、ここからはお礼状(ビジネス編)の書き方の
押さえるべきポイントを説明していきますね。

お礼状の書き方

ポイントとなるのはこの5つ

1.「頭語」と「結語」(前文)

2.時候の挨拶と相手の様子を伺う言葉(前文)

3.お中元を頂いたお礼と感謝の言葉(主文)

4.相手の発展を祈る言葉(末文)

5.日付、差出人名

 
順番に説明していきますね。

   1.「頭語」と「結語」(前文)

まず、「頭語」と「結語」について説明します。

最初に「拝啓」と書いたら「敬具」と締めくくるように、
これらは「頭語」「結語」といいます。

二つ一組で構成されていて、
必ず文章の最初と最後に書きます。

「拝啓→敬具」が一般的ですが、
もっと丁寧に表したい場合は「謹啓→敬白」を用います。

必ずセットで最初と最後に使うということを覚えておいてくださいね!

   2.時候の挨拶と相手の様子を伺う言葉(前文)

頭語である拝啓を書いた後、
マナーとして書かなければいけないのは、
時候の挨拶と相手の様子を伺う言葉です。

時候の挨拶というのは、「盛夏の侯」「猛暑の候」「大暑の候」
などといった季節の様子を表す言葉です。

その後に、相手の様子を伺う言葉として
「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」といった
文章を用います。

時候の挨拶に迷った場合は、「時下益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」
と書いておけば、間違いがありません。

ここまでの1.2を「前文」と呼びます。
これから文章の主となる「主文」に入ります。

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   3.お中元を頂いたお礼と感謝の言葉(主文)

一番伝えたい部分が「主文」となります。

「さて」「ところで」と切り出した後に
贈り物に対するお礼の気持ちを伝えます。

「さて、このたびは、結構なお中元のお品をご恵贈いただきまして、
誠にありがとうございました。」などです。

147372

その後に、贈り物に対する感想を書いてもOKです。

お礼の気持ちを伝えたら、最後に「末文」と呼ばれる
締めの文章に入ります。

   4.相手の発展を祈る言葉(末文)

締めの文章を「末文」と呼びます。
「末筆ではございますが、貴社のご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます。」
のような文章が一般的です。

139498

そして最後に、「敬具」などの「結語」で締めくくります。

   5.日付、差出人名

一番最後に、日付差出人名を入れて完成です。

これで、お中元を頂いた会社へのお礼状を書くことができました。
ところで、今回ハガキでお礼状を出すことになったのですが、
メールや手紙でもいいのでしょうか?

お礼状はメールでもOK?

鳥_手紙と鳥

知人からお中元を頂いた場合等、親しい間柄の時はメールでも構いませんが、
ビジネスとなるとやはり手紙かハガキでお礼状を出すのがマナーです。

便箋に縦書きでお礼状を出すというのが
正式なマナーですが、頂くお中元の数が多い
会社などでは、ハガキを用いる場合が多いです。

まとめ

さてどうでしたでしょうか?

これで、あなたもお中元のお礼状の書き方を
マスターされたことと思います。

時候の挨拶など考えることで、季節を感じることができ
「やっぱり日本人やなぁ~」とつくづく思いました。

手紙やハガキでお礼の気持ちを伝えるのは、ビジネスマナーだけでなく
本来の人とのつながりを大切にするうえでも、大事なことだと思いますね。

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 -季節

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